1 mois de plus de passé ! Je suis donc déjà à la moitié de mon stage !

 

Mes missions de ce mois-ci ont été assez similaires à celles précédentes.

En effet, je m’occupe toujours des clients de la plateforme TraceDirecte, mais maintenant en totale autonomie, je ne fais plus vérifier mes devis sauf si je ne suis pas sûre de moi, mais cela arrive très rarement !
De plus, j’essaie de contacter les clients par téléphone à chaque fois, car j’ai pu remarquer qu’en établissant un contact direct avec eux, cela permet d’instaurer un certain climat de confiance, et de donner des renseignements plus facilement que par mail. Cela me permet aussi de mieux cerner la personne à qui j’ai affaire et ainsi de mieux cibler mon devis.

 

Et bonne nouvelle ! J’ai enfin conclu ma première vente !! :D Après de longues négociations par mail et par téléphone, une cliente a signé le contrat avec notre agence.

J’ai donc pu découvrir les étapes de la réservation. Une fois que le client valide son séjour, je lui envoie un “bulletin d’inscription” où il doit indiquer ses cordonnées et insérer une photocopie des passeports de chaque participant. Il doit également passer au règlement de l’acompte qui est de 30% du montant total du voyage. Le solde du voyage est à régler 1 mois avant le départ... Une fois que ce document m’est retourné, je peux passer à la réservation des différentes prestations ; hôtels, location de voiture, activités.
Je tiens le client informé de l’avancée des réservations et le prévient en cas de modification si par exemple un hôtel est complet. Dans ce cas je lui fais une nouvelle proposition d’hébergement, si possible dans la même catégorie que celui indisponible.
Je contacte donc les différents prestataires pour réserver et obtenir le tarif de chaque service.
Je rentre ensuite le dossier dans le logiciel “FileMaker Pro” qui permet de suivre où en sont les réservations.

 

Je poursuis également le tri de la photothèque. Cette mission va se faire sur plusieurs semaines car je m’en occupe lorsque j’ai un peu de temps.

 

Étant maintenant dans la basse saison, Yariela, ma tutrice, a attribué à chacune des salariés une ou plusieurs zones du pays afin de mettre à jour les tarifs des hôtels pour 2019.
Pour ma part je suis chargée des zones 6 et 7, respectivement le Guanacaste et Nicoya, qui se trouvent au Nord-Ouest du Costa Rica, coté Pacifique.
Je dois donc contacter les différents hôtels de mes zones, par mail ou par téléphone, pour obtenir les tarifs pour l’année 2019. Une fois obtenus, je dois les rentrer dans un document Excel vierge, qui sera ensuite intégré à la base de données du serveur de l’agence. J’en profite également pour mettre à jour les données personnelles de chaque établissement ; adresse mail, données bancaires…

 

Je suis également allée, avec mes autres collègues, faire la visite des locaux de Mapache Rent Car, qui est notre prestataire pour nos circuits avec location de voiture. Nous avons pu rencontrer les différents services de l’entreprise ; le service mécanique et réparation, le service nettoyage, le local de stockage des véhicules, le service de réservation et enfin le service assistance. Nous avons pu voir les différents modèles de véhicules que nous proposons à nos clients et ainsi nous faire une meilleure idée de l’espace intérieur de celles-ci.

A la fin de la fin de la visite, nous avons eu une petite réunion avec les responsables de l’entreprise afin de parler des différents tarifs de location pour chaque modèle, des assurances possibles, ainsi que des tarifs pour les extras comme le prêt de GPS et de téléphone avec sim.

Ces visites sont très intéressantes et permettent d’instaurer un climat de confiance avec nos partenaires.

 

Autre point important, qui dit saison basse dit aussi saison des Fams Trips, ce qui correspond aux Eductours en France. Différents hôtels nous invitent à venir passer 2 ou 3 jours, en général du vendredi au samedi, afin de découvrir leur établissement et tester certaines activités, et tout ça gratuitement ! Vivement que je fasse mon premier ! :D

 

Bilan de Mai : Mes missions restent les mêmes mais chaque demande me permet d’acquérir davantage de connaissances sur le Costa Rica et ainsi d’être plus à l’aise pour renseigner les clients.